La modularità  del Document Management

 

Il Document Management permette di gestire in maniera efficiente tutti i cartacei, dematerializzandoli ed offrendo molti vantaggi. La soluzione proposta garantisce un veloce recupero di tutti i documenti e la possibilità di implementare in maniera facile e veloce un sistema di fatturazione elettronica che riduce la perdita di tempo e offre la garanzia di riuscire a reperire immediatamente ogni documento o fattura che sia.
Per queste ragioni i software per la gestione della documentazione sono sempre più richiesti e fondamentali nelle realtà aziendali. Questa necessità non deriva solo dalla obbligatorietà di adeguarsi alla normativa vigente ma soprattutto dagli indubbi vantaggi che i software di Document Management System offrono, riducendo i costi aziendali e massimizzando la produttività dei propri dipendenti.
In questo scenario si colloca la soluzione proposta da SB Italia che si caratterizza per la sua modularità, efficienza e velocità.
Il software per la gestione documentale proposto permette di dematerializzare tutte le fatture o i documenti sia nei cicli passivi , sia nei cicli attivi aziendali. Una volta dematerializzato e archiviato sarà possibile utilizzare tutte le funzioni messe a disposizione per la ricerca e la consultazione delle documentazione archiviata in maniera elettronica.
I documenti che possono essere gestiti sono di ogni tipo e possono essere convertiti nei formati desiderati, cosi da poterli manipolare e gestire come meglio si crede.
Le fonti di archiviazioni sono molteplici e possono basarsi sui classici scanner, fino ad arrivare all’archiviazione automatica delle fatture o documentazioni inviata per email. Inoltre per facilitare la modalità di ricerca possono essere anche inseriti diversi tag o i documenti possono essere relazionati per creare delle vere e proprie pratiche per cliente o argomento.

Alle potenti funzioni di back end i software per le gestione documentale riesce ad affiancare in maniera naturale e flessibile un’interfaccia web intuitiva e flessibile che permette di archiviare i documenti, renderli visualizzabili ai dipendenti o ad enti terzi con opportune profilazioni e viste. Naturalmente in questo scenario la sicurezza ricopre un ruolo fondamentale. Per questa ragione i sistemi sono realizzati con i più elevati standard di autenticazione e sicurezza.
L’autenticazione è completamente personalizzabile, permettendo cosi la visione solo dei documenti di pertinenza alle diverse aree aziendali o ai diversi clienti. Mentre la sicurezza viene implementata seguenti protocolli crittografati ed ad alta affidabilità. In questo modo si potrà avere la certezza che i propri documenti saranno al sicuro.

Infine molti sono anche gli strumenti di facile condivisione messi a disposizione, che con pochi passi permettono di pubblicare ed inviare documenti con le relative notifiche, cosi da rendere più produttivo e più veloce il proprio lavoro. Pertanto si intuisce facilmente come un software di gestione documentale e archiviazione in grado di integrarsi con le diverse funzionalità di fattura elettronica e smaterializzate ogni documenti cartaceo permetta di rendere più snello i processi interni aziendali, introducendo significativi risparmi economici ed aumentando in maniera notevole sia la produttività dei dipendenti sia rnedendo più snella la modalità di condivisione dei documenti e controlli degli stessi, specialmente nel caso di contestazioni o revisioni da parte degli enti statali.