Gestione documentale: dov’è la grande idea?

Ammettiamolo: le soluzioni che ci vengono offerte, a volte, sembrano non soltanto saturare l’intera gamma di problemi che abbiamo mai avuto, immaginato o sentito descrivere, ma addirittura inventarsene di nuovi che hanno ben poco di concreto. Anche per questa ragione, oltre che per una sacrosanta attenzione al budget, ai problemi quotidiani del lavoro, e alla necessità di pensare alle mille cose che affollano il cervello di chi gestisce un’azienda, spesso capita di essere istintivamente sospettosi delle nuove idee che ci vengono proposte, e addirittura refrattari per principio.

Spesso però questo atteggiamento ci potrebbe portare a ignorare, o addirittura osteggiare, soluzioni che invece ci potrebbero portare grandi vantaggi: una di queste è, ad esempio, la gestione documentale. Partiamo infatti da un problema estremamente reale e concreto – anche se siamo abituati a non considerarlo tale, e nemmeno a notarlo: i nostri uffici sono, molto letteralmente, invasi da decine di migliaia, o peggio, di fogli di carta. Stampiamo tutto: lettere, fatture, ordini, documenti di accompagnamento. E quel che è peggio, tutto ciò che viene stampato spesso lo è in copia multipla, anche solamente per visione; e il problema è completato dal fatto che tutta questa documentazione deve essere conservata in archivio per dieci anni. Per risolvere questa situazione caotica, disordinata e in continua crescita la risposta della gestione documentale è molto semplice nella sua genialità: sostituire a fogli di carta – costosi, scomodi e ingombranti – le loro versioni digitali.

Immaginate la differenza: scaffali e scaffali di archivio convertiti in una forma immateriale, e conservati in un hard disk più piccolo di un singolo faldone; immediata disponibilità di qualsiasi documento archiviato, con una ricerca semplicissima che può usare chiavi incrociate impraticabili su un archivio materiale; fine delle pile di carta ammucchiate sulle scrivanie in attesa di essere gettate; e un risparmio sia monetario che ambientale assolutamente da non trascurare.

Non trascuriamo una buona possibilità perché frastornati dal caos che ci circonda. La gestione documentale può davvero essere la risposta che cercavate!