Tre consigli e la conferenza stampa sarà perfetta

Sono tanti i lavori che, nel loro insieme, vanno a costituire quell’attività complessa e interessante che è la gestione della comunicazione di un’azienda piccola o grande. Ma pochi sono emozionanti come l’organizzazione conferenze stampa: occasioni uniche per annunci importanti come fusioni, nuovi prodotti, o l’introduzione di una tecnologia innovativa, che si desidera evidentemente far giungere al pubblico nella forma migliore e tramite canali qualificati, che sia a livello nazionale oppure circoscritto. Non è possibile, ovviamente, ridurre un lavoro così importante a semplici regolette elementari; si possono però identificare pochi consigli validi, e semplici, per iniziare la progettazione con il piede giusto:

1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione

Può forse sembrare riduttivo dell’importanza delle notizie, delle innovazioni, o delle scelte che dovete annunciare nella vostra conferenza stampa, ma non vuole esserlo: è semplicemente una regola base, di estrema rilevanza, della comunicazione. Le persone che racconteranno quanto avete da comunicare, e il modo in cui lo faranno, hanno un peso enormemente maggiore nella trasmissione del messaggio rispetto al soggetto del messaggio stesso. La scelta è difficile: da un lato, sarebbe bene affidare la presentazione a un esperto di marketing, dall’altra è giusto da un punto di vista di correttezza informativa, e anche utile a livello di immagine, far parlare chi è più intimamente stato coinvolto nei fatti di cui si parla. L’ideale, quindi, se appena praticabile, è quello di fondere le due cose, e affidare ad un comunicatore professionale il coordinamento dell’evento, lasciando nello stesso tempo spazio alle figure chiave degli avvenimenti per presentare le notizie oggetto della conferenza. In questo modo, si miglioreranno le chance che i giornalisti intervengano alla conferenza stampa e anche che le notizie si dimostrino abbastanza interessanti da farle divulgare.

2) Identificare una location appropriata

Non sempre la sede della propria azienda, per tante ragioni, è la scelta ideale per accogliere la vostra importante conferenza stampa. Una ragione può essere quella di mancare dei locali adatti ad accogliere il numero di reporter e giornalisti che vi aspettate intervengano all’evento; in tal caso, è raccomandabile cercare fra gli hotel e i centri direzionali della zona una sala da prendere in affitto che abbia le dimensioni necessarie. Inoltre, un fattore importantissimo per assicurarvi che quanto detto alla vostra conferenza stampa arrivi sulle pagine dei giornali è quello di fornire ai giornalisti un modo comodo e veloce di riportare alla redazione quanto avranno sentito: assicuratevi che la copertura Wi-FI, e se ci sarà la Radio quella ISDN, siano eccellenti. In breve, fate sì che tutto sia il più possibile semplice e comodo per i giornalisti.

3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte

Per qualche motivo, succede sovente che la cartella stampa venga preparata all’ultimo attimo, in fretta e furia, e senza la necessaria cura dei dettagli. È una pessima idea. Al di là del comunicato stampa che contiene, che deve naturalmente essere chiaro e ben scritto anche solo per essere preso in considerazione dai giornalisti, la cartella stampa è un materiale promozionale, che deve saper muovere l’interesse del giornalista perché questi decida di scrivere un articolo e pubblicare la notizia sul suo giornale – il nostro scopo. Inoltre, la buona fama costruita oggi, con un giornalista, può diventare un’intervista – e pubblicità gratis – domani.